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Operations Director / Directeur des Opérations

Search For Common Ground

Description

English job description is available here (https://drive.google.com/file/d/1-_6T3SY5w9o0xChtZh1urI7rfTtjhwOf/view?usp=sharing) Interested candidates can submit their application in English or French using the application form below.

Search for Common Ground (Search) est une organisation non gouvernementale basée à Washington DC et Bruxelles qui œuvre à transformer la manière dont le monde fait face aux conflits. Au cours de ses 40 années d’expérience, l’organisation a développé et consolidé une vision appelé “Approche Common Ground” qui s’appuie sur les deux principes suivants: (1) le conflit est inévitable, mais pas la violence; (2) le changement est toujours possible, et il est durable lorsque tout le monde est gagnant.

L’action de Search en République Démocratique du Congo (RDC) et la Région s’inscrit dans cette vision globale. Présente depuis 2001 en RDC, Search met en oeuvre des programmes qui s’articulent autour des questions liées au dialogue démocratique, à la sensibilité au conflit, au renforcement de la gouvernance, à la protection des civils et à la réforme du secteur de la sécurité, à la lutte contre les violences basées sur le genre, avec une attention particulière portée à l’engagement des jeunes. S’appuyant sur une large palette d’outils méthodologiques (formation, médiation, mobilisation communautaire, communication à travers les médias et le théâtre participatif) et en étroite collaboration avec les partenaires locaux, la présence de Search en RDC est établie au Nord Kivu, Sud Kivu, Tanganyika, Ituri, Kananga, Kinshasa, et Ubangi, avec son bureau principal à Goma.

Le Directeur des Opérations (DO) supervise et assure l’élaboration et la mise en œuvre efficace des politiques et des procédures Logistiques, Ressources Humaines (RH), Administration (hors Finances) et de la Sécurité de la mission Search en RDC. Dans ce cadre, il/elle fournit l’encadrement et accompagnement technique nécessaire aux Chefs de Bureau et les équipes des opérations, Ressources humaines et de la Sécurité des (sous)bureaux de la mission Search en RDC. Il/elle supervise en plus la gestion opérationnelle du bureau de Goma, où est basée la coordination Nationale du Programme de Search en RDC.

Membre de l’Équipe de Direction (Senior Management Team, ou SMT), il/elle s’assure que le département des Opérations et son fonctionnement sont adaptés aux besoins des programmes Search ainsi qu’au contexte physique et sécuritaire dans lequel les activités sont mises en œuvre.

Dans ce cadre, il/elle facilite, entre autre l’anticipation, analyse, planification et suivi conjointe des besoins opérationnels et sécuritaires et assure une collaboration efficace entre les Programmes et les Opérations, afin de pouvoir répondre aux opportunités et les défis pour permettre une mise en œuvre des activités programme de qualité et en conformité avec les politiques Search et le bailleur.

Sous la supervision directe du Directeur Pays et de la supervision Technique de la Région, le DO supervise directement l’équipe des Ressources Humaines et le Gestionnaire d’Accès et de la Sécurité, qui font partie de la coordination nationale. En plus, il supervise directement le responsable Logistique du bureau de Goma, et dirige techniquement les gestionnaires logistiques et les ITs des différentes bureaux/bases provinciaux de Search et travaille étroitement avec les Chefs de Bureaux de ces bureaux, ainsi que le Directeur de la finance, le Directeur des Programmes et les collègues de la Région et au siège.

Encadrement Opérationnel et Stratégique

* Participer activement aux forums de gestion, notamment le SMT

* Assurer la prise de décision sur les besoins politiques, opérationnels et/ou stratégiques et superviser la mise en œuvre efficace des composants opérationnels et sécuritaires du plan d’action de la mission

* Coordonner l’analyse et le partage des besoins opérationnels et sécuritaires de la mission et ses bureaux/bases provinciaux sur une base trimestrielle, pour l’intégration des mises à jour du budget opérationnel.

* Assurer une participation significative et de qualité de l’ensemble des équipes opérationnelles et sécuritaires au processus de revue de progrès de la mise en œuvre des projets.

* Coordonner et encadrer les missions exploratoires pour analyser les capacités opérationnelles et sécuritaires, y compris les infrastructures logistiques et financières.

* Créer les opportunités nécessaires pour que chaque staff adhère aux principes du code de conduite et évite le comportement nuisant au bien être physique et psychologique.

* En étroite collaboration avec le Directeur Finance et le Directeur Programme, s’assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets des propositions bailleur et que la croissance programmatique ou les réductions d’échelle sont prises en compte dans la planification des opérations.

* Leader du déploiement des politiques opérationnelles nouvelles et / ou révisées provenant de la région ou du siège, en assurant leur compréhension, adoption et respect.

Ressources Humaines (RH) et Administration

* Assurer le leadership de l’équipe nationale des RH et de l’administration et veiller à l’application des meilleures pratiques et à l’adhésion aux réglementations nationales et globales de l’organisation Search.

* Assurer que le département RH est soutenu par une stratégie et un plan de travail clair , permettant le bon fonctionnement du département des RH et leur soutien efficace à tous les secteurs et toutes les équipes.

* Maintenir et mettre à jour la grille des salaires et les descriptions de poste afin de garantir leur cohérence avec les politiques de recherche, la structure de la mission et le marché local.

* Piloter/superviser l’élaboration et la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des processus de RH, et veiller au respect des normes et politiques de travail national ainsi que les politiques de l’organisation. Ceci inclut notamment le recrutement, évaluation des performances, rétention, développement professionnel…

* Veiller à ce que les recrutements des staffs et des consultants soient soutenus par des plans clairs et réalisés dans les délais nécessaires.

* Assurer le développement d’une politique et un plan de formation, y compris sur la base des évaluations de performances à tenir systématiquement, permettant l’évolution du staff.

* Assurer que tous les staff reçoivent une induction adéquate et que les outils de travail pour chaque secteur (programme, finance et opération) sont mis à leur disposition pour leur permettre d’ être performant dès leur engagement

* Superviser les fonctions d’administration (non-financier), comme entre autres la contractualisation des fournisseurs, les besoins liés aux visas, l’enregistrement Search…

* Assurer la centralisation et harmonisation de toutes les données personnelles dans le système informatisé des Ressources humaines de Search, permettant un meilleur suivi de la main d’œuvre et des besoins RH et administratifs.

* Assurer la mise en place d’un système efficace de gestion des plaintes

Logistiques & Administration

* Veiller à ce que les équipes logistiques de l’ensemble du programme fonctionnent de manière efficace et efficiente, en utilisant des outils et des politiques appropriés conformément aux normes de l’organisation et des donateurs

* Définir un système de gestion des biens et équipements et assurer sa mise en œuvre efficace.

* Diriger un système de chaîne d’approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins des équipes de programme, et en même temps aux encadrements de conformité de Search et des bailleurs. Dans ce cadre, s’assurer notamment que:

§ chaque projet soit soutenu par un plan d’achat, mensuellement mis à jour entre l’équipe logistique et les chefs de projets concernés.

§ toutes les informations concernant les achats, les équipements et actifs sont centralisés dans une base de données mise à jour régulièrement

§ Tous les achats sont soutenus par des contrats et des dossiers conformes de passation de marché avec les fournisseurs de services (pré qualifiés ou non), dont les informations sont centralisées dans une base de données et à jour.

§ Superviser, ou dans le cas d’achats d’une nature multi province, piloter le processus de relance du marché.

§ S’assurer une gestion efficace des formalités douanières, portuaires et aéroportuaires liées aux achats, ainsi que les licences, taxes et autres documents administratifs soient en ordre et mis à jour.

§ S’assurer que les produits achetés sont de qualité et qu’ils respectent les régulations Search, le bailleur ainsi les principes environnementaux;

* Actualiser le manuel des opérations relatives aux achats en conformité avec les politiques globales de Search et s’assurer que les procédures et politiques de Search et le bailleur soient respectés dans chaque achat.

* Définir la politique d’accueil des staffs nationaux et internationaux.

* Veiller à ce que tous les besoins en données et informations numériques des opérations et des équipes de programme soient pris en compte. Compte tenu de l’éloignement et de l’insécurité des sites sur le terrain, une attention particulière devrait être accordée à la garantie d’une connectivité et de canaux de communication solides entre les équipes de terrain et les bureaux et entre les bureaux.

* Assurer l’approvisionnement adéquat de moyens de transport fiables et sûrs pour tous les départements et en particulier les programmes pour permettre la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes dans des endroits parfois éloignés avec des terrains variés.

Accès et Sécurité

* Assurer que tous les (sous)bureaux ont un plan Sécuritaire en place, qui répond aux besoins contextuels réels

* Identifier les supports techniques et formations nécessaires

* Assurer que toutes les actions et politiques de la mission prennent en compte les aspects sécuritaires, y compris les politiques et procédures financières, ressources humaines, logistiques et programme, ainsi que dans l’écriture et mise en œuvre des projets.

* Mise en place d’une système de communication et gestion des besoins d’accès nécessaires

English job description is available here. (https://drive.google.com/file/d/1-_6T3SY5w9o0xChtZh1urI7rfTtjhwOf/view?usp=sharing) Interested candidates can submit their application in English or French using the application form below.

Profil recherché

  • Diplôme de Master requis (préférence pour les opérations générales ou liées à la gestion);
  • Minimum de 10 ans d’expérience dans la gestion d’opérations y compris les besoins logistiques RH/Admin et Sécuritaire dans des zones de conflit, préférablement en Afrique, dont au moins 3 ans dans une position de senior management. Une expérience passée en RDC est un atout.
  • Aptitude démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés;
  • Excellente compréhension des dynamiques et besoins opérationnels et sécuritaires et capacité de traduire cette expertise dans les politique et encadrements techniques
  • Excellentes compétences en communication interculturelle
  • Excellentes capacités de renforcement des capacités et de formation du personnel
  • Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, gestion du stress et à l’analyse et à la prise de décision;
  • Capacité à développer et entretenir un réseau de connexion dans les différentes zones auprès de représentants d’autres ONGs
  • Bonnes compétences en informatique;
  • Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et respecter les délais
  • Compétence professionnelle parfaite dans l’utilisation des outils bureautique Google/office.
  • La maîtrise de l’anglais et du français parlés et écrits est requise

How To Apply

Please apply here (https://jobs.lever.co/sfcg/a2dd5ff0-d330-4a74-bea9-ac80a8faa6af?lever-origin=applied&lever-source%5B%5D=DME)
Les candidatures sont reçues jusqu’au 5 février 2021.
Le poste – non accompagné – est basé à Goma, avec les voyages réguliers aux autres (sous) Bureaux et sites d’intervention. 
Les dossiers de candidature devront comprendre un curriculum vitae et une lettre de motivation et 3 personnes de référence avec leurs coordonnées téléphoniques. Ils devront être soumis exclusivement via la plateforme: www.sfcg.org/careers 
Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Les dossiers seront traités sans aucune discrimination.
Seules les personnes présélectionnées seront contactées pour les étapes suivantes du processus.
TOLÉRANCE ZÉRO CONTRE LA FRAUDE ET L’INCONDUITE SEXUELLE.
Search promeut LA TOLÉRANCE ZÉRO contre la fraude et le harcèlement sexuel. Toute personne qui serait victime ou témoin d’une telle pratique de la part d’un membre du personnel ou collaborateur durant ce processus de sélection des candidatures doit en informer la direction de Search http://www.sfcg.ethicspoint.com/
Les plaintes sont traitées en toute confidentialité.

Type: Full Time

Application Deadline: 02/05/2021

, Goma,Dominican Republic